L'automatisation au service de la Rentabilité
Combien coûte réellement à votre centre de formation le fait de ne rien changer ?
Chaque processus manuel est une hémorragie de marge. De la signature de la convention à la délivrance du certificat, nous transformons votre administratif en levier de croissance.
Comment agir ? Vous êtes sans doute le meilleur connaisseur de vos dossiers, alors nous avons conçu pour vous un simulateur simplifié, afin d'estimer rapidement les hypothèses, ensuite il sufira de cliquer sur le bouton pour prendre un RDV.
Votre métier est complexe
un ecosystème digital dispersé
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Vous passez vos journées à jongler entre vos outils sans qu'ils ne communiquent ? La saisie manuelle (doublons, erreurs, oublis) crée une dette administrative qui vous coûte cher.
- En tant que professionnel de la formation, vous devez traiter des types de données très disparates (planning, compétences, sessions, devis et factures, contenus e-learning et quiz), ce qui complexifie encore le métier.
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Plus grave : chaque heure passée à gérer l'administratif, entre vos outils internes et les plateformes institutionnelles obligatoires, est une heure volée à la qualité pédagogique ou au développement commercial.
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L'automatisation, c'est la sérénité lors de vos prochains audits Qualiopi et la fin de la double saisie sur les plateformes officielles.
Nous n'imposons pas de nouveaux outils, nous connectons votre écosystème global pour qu'il travaille pour vous.
Advice (conseil)
Audit de vos flux
Analyse du circuit et de l'organisation des données : Lead → Convention → Émargement → Facturation → Certification → Plateformes institutionnelles.
Analyse de chaque process, repérage des pertes de temps, identification des automatisations possibles et des moyens d'y parvenir.
Analyse du ROI et du coût de l'inaction.
Validation du plan d'amélioration.
build (construction)
Amélioration
Mise en place d'interopérabilité (API, Webhooks) entre vos logiciels métiers (CRM, TMS, LMS), vos outils génériques et les plateformes web institutionnelles obligatoires.
Objectif triple zéro : Zéro saisie, zéro erreur, zéro délai.
Enrichissement des process : synchronisation des données, reporting automatique, tableau de bord, notifications...
run (opération)
Infogérance
Maintenance, scalabilité et support continu pour que votre système évolue avec les mises à jour des outils et des exigences réglementaires.
Nous garantissons la cybersécurité et la performance en suivant strictement les versions officielles des API et les mise à jours des services en lignes connectés.
Plus qu'un simple automatiseur
optimisation complète des dossiers de formation
Pour grandir il est obligatoire de maîtriser tous ces process. Nous connaissons parfaitement les contraintes et l'environnement règlementaire d'un organisme de formation ou d'un CFA. Nous intervenons sur chacun des process métiers avec la même ambition, libérer du temps pour les interactions humaines à forte valeur ajoutée : améliorer la relation commerciale, optimiser la formation, sécuriser la certification.
Finies les pertes de temps. Recentrez vous sur la création de valeur pour vos clients et préparez les prochaines étapes de votre croissance.
Mise à jour des catalogues de formation en ligne
Liaison entre le CRM et l'ERP de gestion
Suivi des dossiers de financement CPF / CFA
Synchronisation des plannings
Automatisation des notifications multicanale
Automatisation des dossiers de preuve
Facturation électronique et comptabilité
Automatisation des certifications
Et bien d'autres choses...
Entre les logiciels indispensables et les plateformes obligatoires, un organisme de formation utilise en moyenne entre 25 et 30 applications différentes, chaque semaine.
Un studio expert en automatisation dédié aux centres de formation
Répondre à des besoins complexes nécessite plusieurs expertises complémentaires
The App Road est à la fois un expert des process métier pour la formation et l'apprentissage, et un studio d'automatisation logicielle dédié à l'accompagnement stratégique des organismes de formation. Grâce à une forte expérience en développement de solutions informatique et en management de plusieurs OF et CFA, nous Intervenons pour aider à structurer des process scalables qui respectent l'ensemble des contraintes du secteur.
80% de nos interventions sont orientées vers la synchronisation des données entre les CRM et les ERP métier, l'automatisation partielle ou totale des processus de facturation, le pilotage des plateforme de gestion des financements et les process de management multi plateformes.
Experts métier
Nous comprenons vos enjeux et les process clé du secteur : de la gestion des financeurs aux exigences de l'audit qualité et des plateformes obligatoires.
Facilitateur
Notre spécialité : Créer des ponts automatiques entre vos outils pédagogiques internes et les interfaces institutionnelles, pour fluidifier le parcours apprenant sans jamais doubler la saisie.
Automatiseur
Etendez les capacités de vos logiciels et de vos process, faites les travailler même quand vous n'êtes pas là. Changez d'échelle en sécurisant votre viabilité et vos performances.
Un processus, c'est avant tout une suite organisée de traitements des informations, dans un contexte particulier. Si un éditeur logiciel vous proposera toujours SA vision (c'est à dire SON implémentation de VOS spécificités), nous envisageons ces traitements, dans leurs dimensions à la fois humaines et digitales, comme VOTRE implémentation de VOTRE contexte.
L'hybridation fine entre l'humain et le digital doit être construite sur une connaissance pointue des contraintes de l'environnement, qui garantit l'optimisation de la productivité. Cela pourrait être un travail sans fin, mais voici ce que nous constatons : 80% du résultat sera atteint sur uniquement deux axes de travail. D'abord sélectionner les bonnes compétences, du côté humain comme du côté logiciel, et les agencer en une suite logique de traitements. Ensuite garantir la fluidité des données à chaque étape, entre chaque intervention, c'est à dire supprimer les doubles saisies, garantir l'accès aux informations et éliminer les incertitudes. L'automatisation viendra naturellement.
La formation professionnelle est un secteur où les contraintes sont à la fois fortes et multiples, et la situation particulière de chaque organisme oblige à des réponses sur-mesure. C'est le résumé de notre raison d'être. Ici on ne réinvente pas la roue, on adapte vos outils à vos process.
- Faisons connaissance
Envie de comprendre, besoin d'anticiper ?
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Rien de tel que la pédagogie par l'exemple ?
Imaginez que vous optimisez non seulement chaque process, mais aussi les data ENTRE LES PROCESS... finies les erreurs, finies les doubles saisies. Les gains de temps sont cumulatifs, vos équipes travaillent mieux et plus sereinement.
- Automatiser la mise à jour du catalogue en ligne et ajouter les inscriptions directement dans le logiciel de suivi des sessions => suppression des tâches de mise à jour (-100%) et des créations de client dans le logiciel (20-30mn gagnées par demande).
- Synchroniser les programmes et les sessions avec le CRM pour permettre aux commerciaux d'aller au bout du cycle de vente => relation apaisée entre les équipes commerciales et administratives, amélioration du closing, suppression des copier-coller entre les logiciels (30mn gagnées par demande).
- Auto-remplissage du CERFA à partir des données du CRM ou du TMS et signature électronique, puis envoi par API aux OPCO => suppression des copier-coller et gain de temps sur chaque dossier (1h par dossier minimum), réduction des délais de traitement (gai,
- Facturation automatique des dossiers selon l'échéancier obtenu par l'API Convergence (apprentissage) => suppression de la surveillance des échéances, sécurisation de la validité des factures, gain de temps sur la création et l'envoi des factures (10 à 20mn par facture), amélioration des délais de paiement (divisé par deux)
- Synchronisation des agendas formateurs et / ou stagiaires pour informer en temps réel sur l'emploi du temps => suppression du risque d'erreur lié au manque d'information, gain de temps (5-10mn pour chaque évènement).
- Synchronisation automatique des statuts des bénéficiaires du CPF entre le logiciel de gestion (TMS) et EDOF et automatisation de la facturation => gain de 5 à 10mn par étape (soit environ 30 à 40mn par dossier CPF), suppression des erreurs, facturation plus réactive.
- Création automatique des accès à un LMS dès le début de la session pour les stagiaires en e-learning => fin d'une tâche de copier-coller sans valeur ajoutée (environ 30mn par session).
- Création automatique de certificat, de badge de compétence, de diplôme... en fonction des résultats d'un stagiaire ou de la déclaration des formateurs => le passage d'information entre les équipes devient automatique, les documents sont générés sans délais (10mn gagnées par document de preuve).
- Envoi automatisé de message par email, par SMS, par whatsapp... aux stagiaires avant, pendant et après la formation => amélioration de la lutte contre les absences ou le décrochage, gain de temps (2 à 5mn par message et par stagiaire, soit jusqu'à 1h par session), meilleure transmission des informations.
- Envoi automatisé des factures dans un logiciel de comptabilité => suppression du risque d'erreur et des délais de traitement, gain de temps (5-10mn par facture).
- Création de rapports personnalisés automatiques => choisissez les données cibles et obtenez des rapports périodiques selon vos indicateurs clés.
- Annonces sur vos réseaux pour booster les inscriptions selon le nombre de places restantes => meilleur remplissage.
Auto remplissage
Vos données vous suivent partout, même quand vous changez de logiciels.
Données à jour
la synchronisation permet de partager les informations entre les équipes, sans erreur
Automatisation
programmez les tâches pour qu'elles s'exécutent quand et comment vous le décidez.
Souveraineté
nous exécutons nos programmes sur des serveurs français uniquement
Vous dirigez un CFA ?
Voici Convergence Plus, notre toute nouvelle méta API qui vous permet de gérer les dossiers d'apprentissage avec TOUS les OPCO grâce à une implémentation unique => Conventions, CERFA et factures directement depuis votre logiciel courant vers l'OPCO de votre client, automatiquement.
A découvrir de toute urgence ICI.
Contactez nous pour ajouter les fonctionnalités exclusives Convergence Plus à vos process, même si votre logiciel n'a pas été prévu au départ pour cet usage.
Vous utilisez un CRM avancé ?
C'est une très bonne chose. Votre équipe commerciale a besoin des meilleurs outils, mais votre équipe administrative aussi. Cela génère des tensions, des doubles saisies et des erreurs.
Contactez nous pour synchroniser votre CRM (Customer Relationship Management) et votre TMS (Training Management System) dans les deux sens. Une information à jour sur les programmes et les sessions pour les commerciaux, des affaires parfaitements renseignées pour les administratifs.
Donnez des supers pouvoirs à votre outil central
Aucun logiciel n'est parfait, car bien sûr il n'a pas été construit que pour vous. L'optimisation des flux et le retraitement des données métier permet de pousser votre logiciel métier encore plus loin que ce pour quoi il avait été conçu.
Ajouter des données sans effort, organiser vos tableaux de bord sur mesure, exporter la bonne information, au bon moment... Faites en plus, plus vite.
Nous aidons les OF et les CFA à créer des process qui n'avaient pas été prévus et à automatiser le fonctionnement de leurs logiciels.
Optimisez le partage des informations et des documents
Rien de pire que de devoir saisir plusieurs fois la même information. D'abord c'est une perte de temps et d'argent, mais c'est aussi un risque d'erreur. Nous connectons vos formulaires à vos autres logiciels pour accélérer le recueil d'information.
Et pour le partage des documents, nous connectons de puissants outils de génération de PDF et de transfert légal. En fonction de vos besoins.
Communiquez à votre façon
Communiquez avec ses stagiaires, avec les financeurs, les formateurs ou avec ses clients est une affaire d'efficacité qu'il faut trouver pour chaque situation. Alors ne vous laissez pas dicter le mode de transmission de vos messages. Décidez comment les messages doivent être passés.
Plutôt des emailing ou les réseaux sociaux pour prospecter ? Des connexions aux agendas pour les plannings ? des SMS pour les apprenants ?
Choisissez votre canal et nous le connecterons à vos outils.
Gérez sans stress les paiements, les factures et la comptabilité
La gestion des paiements, des factures et leurs transmissions à la compta... voilà des tâches chronophages typiques ! Trouvez vous une plus value à réaliser toutes ses opérations "à la main" ?
Que ce soit pour la conformité aux factures électroniques, la transmission des documents en comptabilité, le suivi des paiements et des recouvrements... Si vous êtes capables de nous expliquer votre process, alors nous serons capable de l'automatiser.
Enrichissez vos process avec l'IA
Et si c'était le moment de confier certaines tâches répétitives à des agents non humains ? Pas les missions stratégiques, non, mais toutes ces petites tâches qui entrecoupent votre jourrnée et plombent votre productivité.
Certaines tâches peuvent être confiées à des IA sans risque si elle sont bien expliquées, de plus nous prévoyons toujours la possibilité d'insérer des mécanismes d'approbation humaine. Prêt à. sauter le pas ?
Si vous avez des idées, nous avons l'expertises.
Vous n'avez rien à perdre, tout à gagner.
audit gratuit
Nos équipes se mobilisent pour vous accompagner dans l'optimisation de vos process, il suffit de nous contacter pour bénérficier d'un audit Flash gratuit. Nous proposons un audit de 15 minutes. Nous vous montrons les goulots d'étranglement de votre organisation actuelle et le gain immédiat que vous pouvez obtenir.